O software que digitaliza e otimiza processos e comunicações das Entidades Sociais.
ÁREAS APLICAÇÃO
A digitalização e otimização de informação assume um papel essencial na atualidade, não só no que respeita à ecologia, mas também à facilidade e comodidade que proporciona aos utilizadores dos sistemas de informação.
O okinawa dedica-se à digitalização e otimização de processos das entidades sociais, cumprindo os princípios inerentes ao funcionamento destas, definidos pelo ISS.I.P.
- Creche
- Jardim de Infância
- CATL - Centro de Atividades e Tempos Livres
- ERPI - Estrutura Residencial para Pessoas Idosas
- Centro de Dia
- SAD - Serviço de Apoio Domiciliário
- CACI - Centro de Atividades e Capacitação para a Inclusão
- Lar Residencial
Os problemas?
De forma contínua, as entidades sociais recolhem e tratam um sem número de dados, sem tratamento e arquivo digital, dificultando a sua consulta e organização.
A gestão das organizações sociais, assentes em processos burocráticos, consome tempo e recursos, que poderia estar disponíveis para outras tarefas, como exemplo, a emissão de documentos e verificação de pagamentos.
A observância das normas do RGPD, nem sempre é fácil e acautelada, colocando as organizações e pessoas em incumprimento, pela falta de tratamento dos dados ou inadequado procedimento.
Sendo os recursos muito limitados nas entidades sociais, os processos e procedimentos são alvo de múltiplos intervenientes, tornando-se difícil e gestão de erros e respetiva correção e ação corretiva.
A Solução!
A criação de um único sistema, com gestão de acessos e diferentes níveis de permissões, com automatização de processos, sem intervenção humana.
Gestão processos otimizada e automatizada, permitindo aos utilizadores responsáveis rentabilizar o tempo das tarefas e os recursos implicados.
Cumprimento das normas de RGPD nos processos integrados no software.
FUNCIONALIDADES
Inscrições
Faça a gestão das diferentes etapas das inscrições e renovações da sua entidade.
Admissões
Faça a gestão de admissões, com avisos automáticos.
Mensalidades
Faça o envio dos avisos de pagamentos, automaticamente.
Faturação
Envio de faturas e respetivos recibos.
Mensagens
Fale com o seu público, pelo centro de mensagens e comunicados.
Documentação
Arquive num único lugar toda a documentação dos seus utentes.
MÓDULOS
Inscrições e Renovações
Módulo Base
Centralizamos numa única aplicação toda a gestão de dados de inscrições e renovações, assim como a documentação associada, facilitando todo o processo de verificação e validação.
- Registo/Login Utilizador
- Multi-Administrador
- Aprovação/Reprovação Inscrições
- Arquivo digital de documentos
- Área Reservada Responsável Inscrições
- Listagens de inscrições, por resposta
Admissões
Módulo Base
O processo de admissão e a respetiva comunicação é feita através de um simples click, na inscrição anteriormente validada.
- Comunicação de Admissões /Não Admissões fundamentadas e ordenadas
- Listagens de Admissões, por resposta
Mensalidades
Automatizamos o envio mensal de avisos de pagamento das mensalidades, por email ou sms.
- Envio Avisos Pagamento por Email/Sms
- Listagens de Pagamentos, por resposta
- Estatísticas Pagamentos
- Referências Multibanco e MBWay
Faturação
Poderá facilmente integrar o seu programa de faturação, e mensalmente, ser emitida e enviada a fatura a cada cliente, bem como o recibo.
- Sincronização com software faturação
- Envio de documentação, por email
Comunicação
Otimizou-se, com este sistema, a comunicação com os/as clientes e/ou pessoa significativa através de um centro de mensagens, que poderá fazê-lo de forma individual ou por grupos. Poderá ainda enviar notificações por email, garantindo a entrega das mensagens.
- Centro mensagens
- Mensagens para Grupos
- Comunicados
- Notificações
MAIS INFORMAÇÕES
Agende uma demonstração e veja em ação a aplicação que vai gerir todo o processo, desde a inscrição e respetiva validação até à emissão das faturas dos valores a pagar mensalmente.
